Elektronički računi: Ključna prednost za vaš poslovni uspjeh
Elektronički računi donose veći nadzor nad knjigovodstvenim procesima i bolju kontrolu troškova, što će vam donijeti ključnu prednost za poslovni uspjeh.
U digitalnom dobu, elektronička razmjena računa postala je ključna praksa uspješnog poslovanja. Zahvaljujući inovativnim rješenjima informacijskih posrednika, slanje i primanje računa putem sigurnih digitalnih kanala u velikoj je mjeri potpuno zamijenilo tradicionalne papirnate račune.
U ovom članku istražit ćemo što je točno eRačun i kako on može poboljšati vaše poslovanje te koje su njegove prednosti kada govorimo o uštedi vremena, isplativosti i boljem nadzoru nad poslovanjem.
Što je eRačun?
Definicija kaže kako je eRačun račun koji je izdan, prenijet i zaprimljen u strukturiranom formatu koji omogućuje njegovu daljnju strojnu obradu. To znači da eRačuni nisu samo digitalne verzije papirnatih računa; oni su posebno strukturirani kako bi omogućili brzu i učinkovitu razmjenu financijskih informacija između poslovnih partnera.
Prednosti uštede vremena
S obzirom na to da je eRačun strukturirani elektronički dokument (XML dokument) koji omogućava automatsku i elektroničku obradu, podrazumijeva da se šalje iz računovodstvenog programa pošilajtelja i zaprima direktno u računovodstveni program primatelja. Takav proces donosi značajne uštede na obje strane.
1. Pojednostavljeno izdavanja eRačuna
Jedna od ključnih prednosti eRačuna je pojednostavljeni postupak fakturiranja. Umjesto da račun izradite, ispišete i šaljete e-mailom ili nosite na poštu, eRačun do pošiljatelja stiže nakon klika na „pošalji eRačun“ unutar vašeg računovodstvenog programa.
Jednostavnije i sigurnije od toga ne može – eRačuni podrazumijevaju automatsko slanje i primanje informacija između računovodstvenih sustava pošiljatelja i primatelja. To znači manje grešaka i manje vremena potrebnog za ručno ispravljanje tih grešaka.
2. Automatizirani unos i provjera podataka
Znate li da eRačuni koji zaprimate automatski “unose“ informacije u vaš računovodstveni sustav, smanjujući potrebu za ručnim radom. XML struktura takvog dokumenta zapravo jamči temeljitu provjeru podataka pa možete biti sigurni da ste eRačunom osigurali točnost i dosljednost.
Ova značajka „pravih“ eRačuna oslobađa vas i vaše zaposlenike nepotrebnog rada i omogućuje vam da se fokusirate na važnije zadatke, umjesto da gubite vrijeme na provjeravanje ispravnosti dokumenata koje ste zaprimili.
3. Brža naplata eRačuna
Brza naplata je ključna za svako poslovanje. eRačuni vam omogućuju bržu obradu i praćenje obveza koje imate jer se financijski podaci automatski prenose i obrađuju u računovodstvenom programu.
Elektronički račun je nemoguće izgubiti u gomili drugih dokumenata. Kao rezultat toga, ako počnete i sami slati eRačune, možete očekivati da će vaši kupci brže plaćati svoje obveze, što će poboljšati i likvidnost vaše tvrtke.
Isplativost slanja i primanja eRačuna
1. Smanjenje troškova papira i pošte
Za puno papirnati računi treba nam i puno papira i tinte za ispis, a kao dodatan trošak tu su i poštanske ili usluge kurirske službe. Slanjem (i zaprimanjem) eRačuna, možete eliminirati ove troškove i smanjiti svoj ekološki otisak.
2. Smanjenje troškova zbog gubitka računa
Papirnati računi često se izgube ili dostave oštećeni, što može rezultirati gubicima i dodatnim troškovima zbog toga što ne podmirujemo obaveze na vrijeme. O kaznama kod nadzora zbog izgubljenih dokumenata, ne moramo ni govoriti.
Kod eRačuna takvi se nepotrebni troškovi ne događaju nikada jer, osim što se razmjenjuju sigurnim kanalima dostave, čuvaju se u izvornom digitalnom obliku, čime se eliminira rizik od gubitka.
3. Manji administrativni troškovi
eRačuni omogućuju automatizaciju administrativnih procesa, smanjujući potrebu za ljudskim resursima u rukovanju računima. To može rezultirati značajnom uštedom u plaćama i drugim administrativnim troškovima.
Prednosti većeg nadzora nad poslovanjem
1. Status preporučene pošiljke
eRačun ima status preporučene pošiljke, što znači da se može pratiti kada je poslan i kada je zaprimljen. Time vi dobivate veći nadzor nad procesom razmjene računa.
Osim toga, kada znamo točan dan, sat, minutu i sekundu zaprimanja eRačuna, znamo i točno vrijeme kada je započela teći valuta plaćanja.
2. Bolje vođenje evidencije
Strukturirani eRačuni omogućuju jednostavno vođenje poslovnih knjiga i arhiva u cjelini, čime se olakšava revizija i praćenje financijskih podataka.
3. Jednostavna integracija s računovodstvenim sustavima
Tvrtka Elektronički računi na tržištu je više o deset godina te je još uvijek najveći informacijski posrednik za razmjenu eRačuna i drugih digitalnih dokumenata.
Usluga mojeRačun integrirana je u više od 466 računovodstvenih programa. Za one koji ne koriste računovodstvene programe, dostupna je besplatna aplikacija za slanje eRačuna “Kreiraj”.
Ekološki održiva praksa
eRačuni nisu samo tehnološki napredak, već i ekološki prihvatljiva i održiva praksa. Smanjenje papirnatog otpada, smanjenje potrošnje resursa kao što su toner i tinta te smanjenje ugljičnog otiska, samo su neki od načina na koje eRačuni doprinose očuvanju okoliša.
Kroz eRačun u poslovanju, tvrtke u Hrvatskoj već sutra mogu postati “ured bez papira” koji njeguje pojednostavljene procese, ima smanjene troškove, povećanu učinkovitost i provodi ekološke prakse.
Uz mojeRačun možete postići veći nadzor nad knjigovodstvenim procesima i uspostaviti bolju kontrolu troškova, što će zasigurno rezultirati vašim dugoročnim uspjehom i održivim poslovanjem.