DIGITALNA DRŽAVA Kao građani očekujemo tajnica , a kao poduzetnici i dalje robujemo papiru
Autor: Marko Emer
Dobio sam podsjetnik Googlea vezano za jednu fotografiju nastalu u jesen 2017. godine. Riječ je zapravo o snimci zaslona s tekstom britanskog The Economista o gospodarskom uzletu Estonije kroz primjenu digitalnih rješenja. Toliko sam je puta razmijenio s prijateljima i zaposlenicima da je očito Google pretpostavio da mi je bitna. U to vrijeme mi smo opetovano ponavljali kako će kroz nekoliko mjeseci na snagu stupiti Zakon o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi i kako je krajnje vrijeme da se poslovni subjekti u Hrvatskoj počnu za to pripremati. Jedan informacijski posrednik, poput Davida u borbi s Golijatom, pokušavao je promijeniti svijest stotina tisuća subjekata kojima je nedostajalo ključnih informacija o tome zašto je digitalizacija, pa makar i kroz eRačun za početak, za njih dobra. Istovremeno, The Economist je izvještavao o estonskoj vladi koja godinama ne koristi tiskane materijale na sjednicama, o državi gdje se svi službeni dokumenti potpisuju elektroničkim umjesto vlastoručnim potpisom i gdje se sva korespondencija s liječnikom, čak i za traženje recepata, obavlja se sms-om. Zbog takvih primjera digitalizacije estonski BDP, navodi se nadalje, raste i dodatnih dva posto godišnje, dok bi ta stopa mogla biti i veća zbog sustav e-građana putem kojeg je moguće otvoriti tvrtku u Estoniji, a da tamo ne kročite ni nogom, što se smatralo posebno zanimljivim za britanske poduzetnike zahvaćene Brexitom. Točnije za oko 10 milijuna novih stanovnika, koliko je The Economist predvidio da bi svoj život i poslovanje moglo preseliti u Estoniju do 2025. godine.
Digitalni nomadi trebaju Hrvatskoj
Krajem ljeta u Hrvatskoj se pokrenula priča o stvaranju uvjeta za rad digitalnih nomada; mahom profesionalaca iz IT-a, pisaca, novinara, odnosno svih onih kojima je za rad dovoljna dobra internet veza. Ogroman bi to iskorak bio za Hrvatsku i njeno gospodarstvo da s početkom 2021. godine uistinu na snagu stupi Zakon o strancima koji bi omogućio vize za digitalne nomade. Ne govorim ovdje samo o ekonomskoj prednosti da u našem društvu žive potrošači s nizozemskim, američkim ili britanskim plaćama, već o primjeru koji mogu dati o prednostima ePoslovanja. Stvar je u tome, naime, da sam svjestan da meni ovaj tekst iz The Economista otvara gomilu ideja kako možemo unaprijediti našu državu, no većini je mentalitet ipak takav da u svemu tome vidi samo ono što nema i što se ne može iz nekakvog nejasnog razloga.
Kada govorim o ePoslovanju često ističem dva primjera zašto ne bismo trebali bježati od digitalizacije. Prvi je primjer pisačih strojeva koje su prvo zamijenili električni pisači strojevi, a potom i računala, zbog čega smo i papirnate dopise zamijenili e-mailovima pa nam ni Porezna uprava više ne šalje pismena od kojih smo svi strepili. Drugi je primjer internetsko bankarstvo koje je prije 20 godina vjerojatno bilo najlošije prodavana usluga u bankama, no danas čak i umirovljenici u Hrvatskoj obavljaju platni promet na pametnim telefonima. U oba slučaja, a to nam pokazuje povijest, primjena je započela kroz dostupnost. Usluga ili stroj su bili tu, probali smo, shvatili da je korištenje jednostavno, da smo skratili vrijeme potrebno za obavljanje zadatka i da sada imamo više vremena raditi ono što je uistinu ključno za poslovanje.
Problem pretjerane povezanosti s papirom možda smo najbolje okusili tijekom lock-downa, koliko god izlizano bilo prisjećanje na ta dva mjeseca potpunog gospodarskog mraka, čije ćemo posljedice najvjerojatnije tek sad početi značajnije osjećati kad prestanu kapati potpore za očuvanje radnih mjesta i ostali „fiksevi“ Vlade bez kojih, nažalost, dobar dio poduzetnika trenutno ne može, no pozitivno je što smo tada osvijestili da većina poduzeća mogu biti digitalni nomadi. Ili barem koristiti benefit takvog načina poslovanja.
Preko noći su se svi koji nisu bili zatvoreni odlukom Stožera uspjeli regrupirati i masovno se okrenuti digitalnim rješenjima; konferencije, sastanci, predavanja na fakultetima preselili su na Skype, Zoom i ostale platforme, online kupovina zamijenila je šetnje trgovačkim centrima, a sve vezano za razmjenu dokumenata među poslovnim subjektima prebačeno je na informacijske sustave.
Digitalizacija kao rješenje već se dokazala
Većina mojih kolega sada primjećuje da su se zadaci unutar njihovih kompanija obavljali daleko brže tijekom dislociranog rada, nego u uredima. To mene, recimo ne čudi, jer znam podatak da 7,5 posto dokumenata koji u papirnatom obliku uđu u tvrtku se izgubi, od čega ih tri posto nikada ne bude pronađeno. To je izgubljeno (radno) vrijeme u traženju dokumenata, odnosno plaćeni nekorisni rad, to je kašnjenje s valutom plaćanja ili jednostavno rečeno – direktan gubitak novca. Ako tome još pridodamo da kod prosječne obrada papirnatog dokumenta, koji zahtjeva odobrenje više osoba, možemo izgubiti i do 20 radnih dana, jasno je kako je računica poražavajuća. Što je više papirnatih dokumenata, veći su problemi u poslovanju jer takva tvrtka postoje spora i gubi utrku s konkurencijom koja je na vrijeme naučila da se najvažniji poslovni procesi u poduzeću zasnivaju na brzim, efikasnim i jednostavnim tokovima poslovnih dokumenata. Recimo, na tom je shvaćanju nastao sustav Moj-DMS kao univerzalno rješenje za sve procesne zadatke oko zaprimanja, obrade i pohrane svakog pojedinog dokumenta koji uđe u našu tvrtku, nevezano je li stigao kao papir, odnosno forma koja egzistira od 105. godine n.e. ili je zaprimljen kao digitalni dokument.
Zanimljivo je kako i naša Vlada često ističe Estoniju kao primjer digitalne zemlje kakva i sama teži postati; zemlja s centraliziranim podacima svih građana, povezanih sa svim institucijama, gospodarski jaka i poželjna za ulagače. Još je zanimljivije kako i mi kao građani tome težimo, ali kao poduzetnici se opiremo ideji da prvo digitaliziramo svoje dvorište.