Digitalizacija papirnate arhive rješava većinu administrativnih troškova

Dok se vozim nazad u ured na povratku sa sastanka često razmišljam o tome koliko zapravo znači taj susret oči u oči s klijentom. Koliko možemo saznati o njihovim potrebama iz jednostavnog razgovora o uobičajenim radnim navikama i procesima unutar tvrtke. Generalno iz toga proizlazi moj stav, koji nerijetko ističem, kako domaće tvrtke ne bježe od poslovnih inovacija, one žude za „alatima“ kojima će ubrzati svoje poslovanje i osigurati veću sigurnost za svoj rad. Jedino što razlikuje naša od poduzeća u razvijenim europskim državama je što kod nas rjeđe sami traže takva rješenja, a više čekaju da im se ona pojave među „alatima“ koja već koriste. Pripisujem to općenito pretjeranoj birokraciji u državi, zbog čega nam je prirodno, da se tako izrazim, za sve tražiti papir sa žigom, potpisom i pečatom pa ga još onda kopirati barem sedam puta, nek’ se nađe.

Sjedim nekidan s kolegom s fakulteta, bio je jedan od najboljih na godini pa me nimalo nije začudilo što je već u prvim godinama nakon zaposlenja postao menadžer u jednom srednjem poduzeću. Priča mi kako hitno mora pronaći studente za rad, što je naravno otežano zbog situacije s koronavirusom, jer su im arhivi nepregledni, pretrpani i zaposlenici gube iznimno puno vremena na pretraživanje dokumenata koji, s obzirom na to koliko ih je, već zauzimaju svaki kvadrat njihovog poslovnog prostora. Iako sam shvaćao njegovu frustraciju, nije mi bilo jasno rješenje koje predlaže. Pojednostavljeno plan mu je bio jedan trošak zamijeniti drugim, no problem bi ostao isti – nepregledan, razbacan arhiv važnih poslovnih dokumenata koji zauzimaju svaki pedalj prostora.

Kolegica iz Instituta za ePoslovanje nerijetko „čupa“ podatke iz AIIM-a, organizacije koja okuplja najveće IT i ICT kompanije u svijetu, koje su još prije više od desetljeća pokrenule „War against paper“, odnosno na hrvatskom rat protiv papira. U njihovom djelovanju nema ništa uistinu militantno, ali otvara oči, posebice kada svaki nepotrebni dokument preračunate u trošak, a jedno takvo istraživanje ticalo se upravo vođenja papirnate arhive naspram digitalne arhive. Poslao sam link s tekstom kolegi, a podijelit ću i s vama usporedbu koja izgleda otprilike ovako:

	eArhiv	Papirnati arhiv
Preuzimanje/ pronalazak dokumenata	potrebno nam je nekoliko sekundi za pretragu na računalu informacije nisu ograničene, može se koristiti bilo koja informacija jer se eArhiv pretražuje pomoću ključnih riječi	pretraga papirnatog arhiva može trajati nekoliko minuta ili danima jer je dokument možda zabunom zametnut u krivi registrator ili je ostao nekome na stolu ograničen broj informacija o dokumentu
Nestali/ izgubljeni dokumenti	kad je dokument unesen u elektronički arhiv, nemoguće ga je izgubiti ili izbrisati uz pravilan ”back up” podataka (eArhiva), proces oporavka dokumenata je bezbolan	prosječno se izgubi 7,5 % dokumenata koji uđu u tvrtku, a 3 % od njih se nikada ne pronađe izgubljene dokumenti su skupi, a potencijalno donose i pravne posljedice pronalazak izgubljenog dokumenta oduzima i do deset puta više vremena za pronalazak od pravilno pohranjenog dokumenta
Arhiviranje dokumenata	elektroničko zaprimanje/skeniranje dokumenata drastično smanjuje vrijeme arhiviranja	može trajati nekoliko minuta ili nekoliko sati zahtjeva manualni rad
Prostor za pohranu	dokumenti se čuvaju u Cloudu u prosjeku, jedan crno-bijeli dokument zauzima 50 KB elektroničke arhive, dok u 1 GB stane čak 20.000 stranica	klasični poslovni ladičar zaprima oko 10.000 dokumenata svaki takav ormarić zauzima oko kvadratnog metra prostora
Sigurnost	višestruki nivoi zaštite za pristup dokumentima jer se u eArhiv ulazi s posebnim ovlastima ovlasti se mogu dodijeliti konkretnim osobama (za konkretne akcije ili uvid u dokumente)	dokumenti su lako dostupni neovlaštenim osobama nemoguće ih u potpunosti zaštititi od neovlaštenog pristupanja
Oporavak dokumenata	uz pravilan back up, oporavak je moguć za nekoliko trenutaka jer se podaci pohranjeni na sustav Moj-eArhiv čuvaju na više servera na obje zemljine polutke	podložan ljudskim utjecajima jer je dokumente moguće nehotice uništiti ili izgubiti podložan prirodnim nepogodama

Dok sam pisao ovaj blog, pronašao sam još nekoliko zanimljivih informacija vezanih uz komparaciju papirnatog i elektroničkog arhiva pa tako The Paperless Project navodi kako bi, u slučaju da zbog nekog oblika katastrofe, poput potresa koji smo nedavno doživjeli, tvrtke izgube papirnate arhive 70 posto njih bi propalo u samo tri tjedna. Naravno da sam podržao kolegu da zaposli studente, ali je moj savjet bio, kad mu već organiziraju arhivu, neka je prije toga potpuno digitaliziraju.