Autor: Marko Emer

Bespapirno poslovanje i ured bez papira pojmovi su koji se u posljednje vrlo često spominju kao jedino rješenje za eliminaciju nepotrebnih troškova u organizacijama. No, kako često volim naglasiti, ideja o bespapirnom poslovanju nije nova, štoviše stara je koliko i prva računala pa možemo zaključiti kako je u svakom programu koji je ikad napisan i korišten duboko utkana ideja o informacijama koje putuju posredstvom računala ili drugih tehnologija pri čemu papir ostaje u ropotarnici povijesti poput oruđa iz bakrenog doba. Da je tome tako govori i podatak koji nerijetko spominjem na ovu temu, a koju malo tko u Hrvatskoj zna, inače se ne bi često referirali na pojam bespapirnog poslovanja kao „nečeg novog“, bespapirno poslovanje još je 1975. godine ušlo u poslovni leksikon kada je George Pake, legendarni čelnik Xerox Palo Altoa Research Centera, predvidio tehnologiju koja je trebala do 1995. godine omogućiti da, pojednostavljeno, pritiskom jedne tipke zamijenimo gomilanje ispisanih dokumenata u uredima, a da informacija dođe do svih kojima je namijenjena. Šaljete emailove, zar ne?

Kao i većina nas koji smo odrasli sa stripovima i knjigama u rukama i sam obožavam miris stranica dok ih okrećem, no u poslovanju se beskompromisno zalažem za inovativno, bespapirno poslovanje, a ovo su razlozi zašto:

1. Administrativno rasterećenje

Svaka tvrtka želi maksimizirati korisnost, ali i osjećaj vrijednosti svojih zaposlenika, zbog čega nerijetko pokušavamo pronaći organizacijski model prema kojem će sve to funkcionirati. Bez obzira na model, jedini način da se administrativno rastereti poslovanje je da se eliminira nekorisni, zatupljujući rad poput ispisivanja, kuvertiranja i poštanskog slanja dokumenata. Zanimljivo je kako je jedan od najvećih generatora troškova gubitak vremena na pretraživanje izgubljenih dokumenata u poduzeću. Zato se svaki dokument koji uđe u servis Moj-eRačun odmah digitalizira, u slučaju da već nije eDokument, a potom učitava u sustav Moj-DMS i upućuje na daljnju obradu. Računi na ovjeravanje, knjiženje i plaćanje, ugovori na ovjeru i arhiviranje, neovisno o tome je li dokument nastao na autoputu i dio je putnog naloga ili je riječ o razvoju nove ideje na kojoj trenutno radimo. Svaki od dokumenata koji je ikad ušao u kompaniju, može se pronaći pomoću ključnih riječi ili neke druge oznake koja mu je dodijeljena.

2. Lakši pristup dokumentima

U ovom periodu novog normalnog, uslijed pandemije, štošta smo novoga naučili, no jedna od prvih lekcija, barem mi tako govore kolege poduzetnici, bila je kako posao ne smije biti vezan za ured. Znam da zvuči zbunjujuće, stoga ću pojasniti. Recimo da neka mala kompanija mjesečno šalje i prima oko stotinu računa koji se trebaju platiti, odnosno biti naplaćeni. No, osim toga, trebaju se knjižiti i arhivirati. I sve je to u redu, dok možemo pristupiti mjestu rada, no ako nas ti papiri čekaju u zgradi u centru Zagreba koja je zbog potresa dobila žutu ili crvenu naljepnicu, naš posao do daljnjeg mora stati. Kada zaprimamo eRačune i druge eKnjigovodstvene isprave, digitaliziramo dokumente koje pohranjujemo u eArhiv, tada im možemo pristupiti gdje god se nalazili. Potpuna digitalizacija radnih procesa i upravljanja poslovnim dokumentima omogućila je servisu Moj-eRačun da pruži dodatnu podršku u postavljanju dislociranih ureda svojih korisnika tijekom koronakrize, bez obzira što smo i sami radili dislocirano iz svih krajeva Hrvatske.

3. Smanjenje troškova

Većina naših korisnika, koji vode robno-materijalno knjigovodstvo, ističu kako su im velike probleme u poslovanju činile pogreške na otpremnicama i računima, kao i dugotrajno čekanje na odobrenja.  Pogreške, naravno, nisu činili samo njihovi dobavljači, nego i oni sami prilikom prepisivanja podataka. Kažem činili su jer je većina uz eRačune počela inzistirati na eOtpremnicama koje su prepoznate kako alat za smanjenje troškova, povećanje efikasnosti i većeg nadzora nad poslovanjem. Mi smo razvili čitav popratni set dokumenata; eOdobrenje, eOtpremnica, eNarudžbenica, eTerećenje, eIOS, eOpomena, odnosno gotovo sve knjigovodstvene isprave koje kolaju među tvrtkama, a pravno su istovjetne papirnatim inačicama. Mogu se ovjeravati, knjižiti, plaćati, potpisivati i pohranjivati u svom inicijalnom digitalnom obliku, što u potpunosti transformira poslovanje na bolje, a uštede se na mjesečnoj razini broje u tisućama kuna.

4. Upravljanje radnim procesima

Svaka tvrtka koja ima više od jednog zaposlenog i upravlja s više dokumenata, u pravilu ima više problema u poslovanju uzrokovanih sporom administracijom, lošom komunikacijom između zaposlenika ili odjela, kao i gubljenjem knjigovodstvenih isprava koje ''putuju'' kroz tvrtku. Jasno je kako takva tvrtka ne može biti efikasna dok god ne postavi hodograme koji će diktirati redoslijed aktivnosti, ali nam i jasno pokazati gdje sustav zapinje. No, kada svaki dokument koji uđe u tvrtku ili bilo koju organizaciju njome putuje kroz sustave za upravljanje digitalnim dokumentima, kao što je sustav Moj-DMS, onda jasno možemo izračunati koliko traje koji proces, ali i koliko nas svaki od njih košta. Ono što znam iz vlastitog iskustva, niti jedan digitalni dokument ne zahtjeva obradu od 20 radnih dana, kao što je to prosjek za većinu papirnatih dokumenata.

5. Veća sigurnost

Koliko puta ste primili nekoga na sastanak i pogledom po stolu pretraživali jeste li spremili dokumente koji nisu za svačije oči? Ili ste možda na printer pustili dokument koji kolega, koji se bori za istu poziciju kao i vi, nikako nije trebao vidjeti jer vam je nadređeni odobrio popust za klijenta više nego je uobičajeno? Digitalno poslovanje kroz sustave Moj-DMS i Moj-eArhiv omogućava ograničen pristup korisnicima. Recimo da i vi i kolega iz prodaje imate pristup eArhivu, ali niti jedan od vas ne može ući u pretinac svoga menadžera, računovodstva, nego isključivo arhiv vezan uz vaš posao. Kada je arhiv u registratorima iza vaših leđa, tada mu može pristupiti bilo tko, dovoljno je da odete na pauzu. No, ono što je možda i veća opasnost od nelojalnih kolega (ili zaposlenika) svakako su prirodne nepogode, požari i potresi, što nam se nakon 2020. godine ne čini kao nemoguć scenarij. Svi podaci naše tvrtke, što znači i svi dokumenti naših korisnika, čuvaju se na više zasebnih servera na obje zemljine polutke, što znači da svojim dokumentima možete pristupiti čak i u slučaju potpune kataklizme na Starom kontinentu.

6. Povećanje konkurentnosti

Radimo pametnije, a ne napornije, mantra je koju sam usvojio tek u zrelijim godinama, iako sam od prvog dana radnog iskustva u IT-u. Usvajanje novih ideja, razvoj kreativnosti, prihvaćanje dobrih praksi iz drugih zemalja pokazali su se ključnim u razvoju servisa Moj-eRačun kao cjeline, ali i nas, ponaosob, kao ljudi koji ga tvorimo. U čitavom tom procesu prepoznali smo digitalizaciju kao osnovni preduvjet povećanja konkurentnosti jer je upravo u tome razlika između gospodarski najjačih europskih zemalja i Hrvatske. Digitalizacija društva i države omogućila je i promjenu načina razmišljanja, a naš je cilj da tim putem krene i Hrvatska zbog čega smo razvili čitav niz usluga koje su namijenjen SME sektoru. 

7. Društveno-odgovorno poslovanje

Poduzetnik i poduzetništvo u Hrvatskoj je nerijetko spominjano u negativnom kontekstu, iako se još od početka 70-ih u čitavom svijetu radi na promijeni svijesti o poduzetništvu kao pukom stjecanju profita. Ono što je danas ključno u modernom biznisu je društveno-odgovorno poslovanje. Više ne možeš biti najbolji ni u svojoj ulici, ako se tvoje poslovanje ne odražava pozitivno na okoliš, interne i eksterne dionike, odnosno zajednicu u cjelini. Većina nas se naučila razvrstavati otpad, no jesmo li uistinu svjesni koliko naše poslovanje negativno utječe na okoliš u kojem živimo? Mi jesmo, štoviše, u istom smjeru potičemo i naše partnere tako da sadimo stabla u njihovo ime. Svaki eRačun, eOptremnica, ePrimka koja je prošla kroz ERP i računovodstveni sustav našeg partnera integratora djelić je stabla koje ćemo posaditi u njihovo ime. Je li među tim stablima i vaše?