Irena Bratec, voditeljica odjela računovodstva i finacija

Moj-DMS nije alat za dodatnu birokratizaciju, već unaprjeđenje, ubrzanje i kvalitetnije upravljanje poslovnim procesima.

Digitalni dokumenti su svi oni dokumenti koje izrađujemo na računalu ili nekoj aplikaciji pametnog telefona i s kojima u tom obliku dalje upravljamo. Takav dokument je i e-mail, ugovor ili račun koji smo izradili na računalu, prije nego što smo ga degradirali u papirnati oblik koji se, uz današnju tehnologiju, svjesnost o troškovima i utjecaju na okoliš, smatra zastarjelim i štetnim.

Digitalnim dokumentima možemo smatrati i sve one račune koje su naknadno digitalizirani, a posebno možemo istaknuti one knjigovodstvene isprave koje u takvom obliku izvorno stižu do nas, poput eRačuna, eOdobrenja, eNarudžbi koje, pak, imaju i dodatne elemente za ostvarivanje koristi bespapirnog poslovanja.

Rješenje dostupno svim poslovnim subjektima

Upravljanje poslovnim dokumentima najčešće podrazumijeva odobravanje, potpisivanje, likvidiranje, knjiženje pa čak i odbijanje ili storniranje poslovnih dokumenata. Ti procesi za digitalne dokumente obavljaju se kroz sustav za upravljanje digitalnim dokumentima ili DMS (document management system).

Tržište u Hrvatskoj poznaje ga i pod nazivom Moj-DMS, što je prvo takvo rješenje dostupno poslovnim subjektima za trenutnu upotrebu, bez ulaganja u vlastite informacijske sustave.

Ured bez papira

Sustav Moj-DMS omogućuje centralizaciju podataka jer dokument ulazi u sustav samo jednom, na jednoj lokaciji, a dostupan je svim za to ovlaštenim osobama i omogućuje bržu protočnost podataka između različitih odjela. Postoje dva načina prijenosa dokumenata u Moj-DMS: povlačenjem eRačuna i pratećih knjigovodstvenih isprava sa servisa Moj-eRačun ili lokalno s računala za one dokumente koji pristignu e-mailom ili kao papirnati dokumenti koji se skeniraju.

Svaki zaprimljeni dokument može se urudžbirati kroz digitalnu pisarnicu, nakon čega se pokreće preddefinirani hodogram postupanja dokumenta, ovisno o vrsti dokumenta.

Postoji samo jedan primjerak dokumenta

Dokumenti uneseni u Moj-DMS ispunjavaju svoju svrhu jer se ne gube u radnom procesu, budući da je iz hodograma jasno tko je sljedeći u nizu za obradu dokumenta. Štoviše, taj jedan primjerak dokumenta koji je zaprimljen u Moj-DMS dostupan je za obradu svim za to ovlaštenim osobama, kao i vanjskim partnerima, primjerice knjigovodstvu, što znači da dokumente nije potrebno ispisivati i fizički nositi u servis.

Moj-DMS smanjuje troškove upravljanja dokumenta u svim njegovim fazama jer smanjuje troškove zbog gubitka dokumenta, zbog kašnjenja s plaćanjem, eliminira nekorisni rad, olakšava pretragu i pohranu dokumenata u elektroničkom obliku.

Zašto aktivirati uslugu Moj-DMS?

eRačune, sukladno zakonskim propisima, ne smijemo ispisivati kako bismo ih likvidirali. Moj-DMS osigurava da eRačuni ostanu u izvornom obliku, XML-u, a da ih se sukladno zakonu likvidira, odobrava, a u konačnici, po završetku radnog procesa i ispravno pohrani u Moj-eArhiv. Idealno je rješenje za rad od kuće ili suradnju na dokumentima kad dio zaposlenika uključenih u radni proces radi izvan ureda.

Menadžmentu omogućuje jasniju sliku o brzini i kvaliteti radnih procesa te daje jasan uvid u procese koje bi trebalo mijenjati.

Sigurnost dokumenata unutar sustava

Moj-DMS omogućuje integraciju s poslovnim i tehničkim aplikacijama i visoku sigurnost kroz definiranje prava pristupa (hodogramom se određuju sudionici procesa i njihovi zadaci/ovlasti). Dokumenti ne stoje na stolu, dostupni su svima na uvid, a od trenutka ulaska u tvrtku za njih se pokreće radni proces.

Time se značajno smanjuje trošak kroz bržu obradu dokumenata i povećava učinkovitost svih zaposlenika, odnosno stvoreni su svi preduvjeti za povećanje uspješnosti primjenom samo jednog rješenja.

Autor: Irena Bratec