Godina na izmaku donijela je svijest o koristi bespapirnog poslovanja

Većini nas u biznisu kraj godine prođe u pripremama za onu nadolazeću; uglavnom država donese cijeli dijapazon zakonskih i poreznih izmjena s prvim danom siječnja, pa onda nešto revnije čitam najave stručnih časopisa oko promjena koje će na ovaj ili onaj način utjecati na nas u realnom sektoru.

Ne tako davno, čekali smo da se konačno ukine pečat i vlastoručni potpis u poslovanju. Da ne ulazim u dublju povijest, navest ću samo kako je to bio period kada su nam zakoni koji uređuju elektroničko poslovanje bili u koliziji s nekim drugim računovodstvenim propisima i, da budem potpuno iskren, zdravom pameću. Pečat je ukinut, potpis je ukinut, uvedena je obveza likvidature za koju su neki knjigovođe uveli pečat likvidirano i potpis odgovorne osobe. Opet smo čekali novu godinu i nove izmjene Zakona o računovodstvu koji je, ovaj put razumski, ipak uzeo u obzir više od 90.000 pošiljatelja i primatelja eRačuna i drugih knjigovodstvenih isprava u tom periodu, kod kojih pečat likvidirano i vlastoručni potpis nikako nisu dolazili u obzir, ako su htjeli ostati s prave strane zakona. Tim sporim, ali vrijednim pomacima prije četiri, pet godina otvorila se nevjerojatna perspektiva da naše gospodarstvo započne tu neophodnu digitalnu transformaciju kako bismo mogli sanjati o konkurentnosti na europskom tržištu.

Ukidanjem obveze pečata (a posredno i papira) ne samo da se stvorio preduvjet da poslovno okruženje bude jednostavnije, već se počeo pripremati okvir za uštede u javnom i privatnom sektoru i to u gotovo svim poslovnim procesima; osnivanje tvrtki, potpisivanje ugovora, ovjera dokumenata, ovjera isprava i druge aktivnosti koje su (nekoć) podrazumijevale upotrebu pečata. Logika nalaže da eliminacijom tog priprostog, zastarjelog načina verifikacije dokumenata, eliminiramo i potrebu za postojanjem papirnatih dokumenata u potpunosti, što nas automatski približava ideji eUreda.

Pokušajte si zamisliti sljedeće: Morate napraviti službeni dopis poslovnom partneru. Za čim posežete? Hoćete li otvoriti bilježnicu i rukom izraditi dopis? Kladim se da ste pisaće mašine davno odvezli na otpad, a možda ih nikada niste ni imali. Logično, sjest ćete za računalo i napisati tekst. Ili ćete e-mail „nakucati" na svom pametnom telefonu.

Što nam to govori? To nam govori da je svaki dopis ugovor ili račun koji smo izradili na računalu elektronički dokument. Ispisivanjem, on se pretvara u papirnati dokument. Prosječna obrada papirnatog dokumenta, koji zahtjeva odobrenje većeg broja sudionika, traje i do 20 radnih dana. Kada tvrtka upravlja većom količinom dokumenata javljaju se problemi u poslovanju koji su najčešće uzrokovani sporom administracijom, lošom komunikacijom između sektora zaduženih za obradu te dokumentacije, gubljenjem dokumenata koji ''putuju'' kroz tvrtku. Zato su oni najuspješniji odavno odbacili takav način poslovanja i uložili u softvere za upravljanje svim zaprimljenim dokumentima, bilo da su u organizaciju ušli kako papirnati ili su zaprimljeni kao eRačun i druge elektroničke knjigovodstvene isprave.

Uslugom Moj-DMS mikro, mala i srednja poduzeća mogu uživati isti benefit bespapirnog poslovanja kakav uživaju velike kompanije koje su kupile vlastita rješenja. Primjerice, u Moj-DMS možete povući eRačune i druge dokumente sa servisa Moj-eRačun ili skenirane dokumente s računala. Tim dokumentima potom mogu pristupiti sve osobe koje su uključene u njegovu obradu, u skladu s preddefiniranim hodogramom. U svakom trenutku je poznato tko je i kada zaprimio dokument, u kojoj je fazi obrada dokumenta te tko je sljedeći u nizu za obradu dokumenta.

Račun importiran izravno u sustav Moj-DMS, osim što je dostupan za obradu svima za to ovlaštenim osobama unutar tvrtke, dostupan je i, primjerice, vanjskom knjigovodstvu, što znači da dokumente nije potrebno fizički nositi u računovodstveni servis. Nakon obrade, dokumenti se pohranjuju u elektronički arhiv koji također omogućuje dislocirani pristup svim za to ovlaštenim osobama, pretragu po unaprijed zadanim oznakama i najvišu razinu sigurnosti od vanjskih utjecaja.

Perspektiva bespapirnog poslovanja koju su koncem 2016. godine donijele izmjene Zakona o računovodstvu, ova je pandemijska godina dodatno potencirala u smislu potrebe i u smislu upotrebe. Nikada gospodarstvo nije imalo veću potrebu preseliti sve što je važno u cloude, osigurati nesmetanu razmjenu dokumenata u kontroliranim uvjetima i, posljednje, ali nikako najmanje važno, uspostaviti radne procese koje zaposlenici mogu obavljati iz sigurnosti svoga doma jer važnim dokumentima, kroz Moj-DMS i Moj-eArhiv, mogu pristupiti gdje god se nalazili. I to je poslovna navika koja će, vjerujemo, ne samo ostati nadalje, nego i olakšati uzlet u godinama oporavka koje slijede.