eRačune ne pretipkavamo, u sekundi ih klikom miša učitamo u ERP

učitavanje eRačuna ušteda

Primatelj jednim klikom može odjednom besplatno učitati koliko god eRačuna želi, dok se pretipkavanjem gubi više od pet minuta po računu.

Kada se govori o prednostima eRačuna, najčešće se ističe kako su one veće na strani primatelja. No, s druge strane, veliki broj poslovnih subjekata koji samo zaprima eRačune ističe kako ih ne primjećuje. Zašto je to tako? Zato što ih obrađuju ručno – kao da su papirnati računi!

Ponovimo prednosti eRačuna za primatelje

Kao strukturirani elektronički dokument (XML), eRačun se razmjenjuje i preuzima direktno iz računala u računalo. Za primatelja to znači da jednim klikom jednako jednostavno može preuzeti jedan ili sto zaprimljenih računa. Umjesto da gubi prosječno pet minuta po računu kako bi prepisao podatke da bi ga knjižio, učitavanje npr. 15 eRačuna odjednom u računovodstveni program traje oko 20 sekundi.

Kako primatelji provode knjiženje u praksi

Računovodstveni i ERP softveri, kojih je više od 360 integriranih u Moj-eRačun mrežu, automatski popunjavaju sve podatke sadržane u XML dokumentu koje bi knjigovođa inače ručno pretipkavao.  U ovom slučaju je posao knjigovođe samo da provjeri pozive na broj učitanih eRačuna i, ako nije ranije preddefinirano po dobavljaču, dodijeli konto.

Koliko gubite prepisivanjem podataka

Nakon obavijesti servisa Moj-eRačun da su zaprimili eRačun dobavljača, dio poslovnih subjekata ga preuzima i ispisuje njegov slikovni dio (PDF), potom ručno prepisuje podatke s računa i posprema ga u registrator nakon knjiženja. Time na godišnjoj razini, ako zaprima oko 120 računa mjesečno, primatelj iz ove priče gubi oko dva tjedna godišnje na nepotreban rad - prepisivanje.

Format eRačuna je zakonski propisan

Osim što prepisivanjem gubi vrijeme, primatelj koji ispisuje eRačun je u prekršaju. Naime, sukladno zakonskim propisima, o čemu sam već ranije pisala, jedini „original“ je XML dokument koji se kao takav mora pohraniti i čuvati u propisanom vremenskom periodu. Isprintani slikovni prikaz je isključivo njegova kopija.

Kako primatelji postupaju u slučaju nadzora

Prednost eRačuna na strani primatelja svakako je i dvostruka pohrana; primljeni eRačuni su pohranjeni na servisu Moj-eRačun i u ERP-u te su odmah dostupni za reviziju ili porezni nadzor. Dovoljan je jedan klik na „izvezi u PDF“ i svi zaprimljeni eRačuni su spremni za nadzor. Daleko jednostavnije i preglednije, nego pretraživati desetine registratora u potrazi za određenim računom.

Ručno prepisivanje nasuprot učitavanju eRačuna

Ručni unos eRačuna, koji su konstruirani upravo tako da ih stroj samostalno čita, otprilike je koristan kao i ručno pranje rublja. Majice i plahte bi vjerojatno bile čiste da ih satima, jednu po jednu, „klofamo“ o kamen na rijeci. No, zašto bismo to činili, ako u perilici za rublje možemo oprati desetak majica odjednom, pritiskom na samo jedan gumb?

Besplatna edukacija putem Teamsa

Ako želite prestati gubiti vrijeme na nepotrebno prepisivanje eRačuna koje zaprimate, ali niste sigurni kako se to radi, odnosno želite zakonski ispravno obrađivati i čuvati eRačune, pozivam vas da se javite korisničkoj službi i zatražite termin za besplatnu edukaciju putem Teamsa. Edukacije se održavaju svakodnevno, tako da je sada dobar trenutak za prijavu.

Autor: Irena Bratec, voditeljica Sektora računovodstva i financija